L’entrepôt est un élément clé de la Supply Chain,
En amont de la production, il assure le stockage des matières premières, des encours de production. En aval, entrepôt central ou dépôt intermédiaire, il est au cœur du réseau de distribution des produits physiques. La bonne gestion du ou des entrepôts participe à la performance et à la rentabilité globale de toute la chaîne logistique de l’entreprise.
Un WMS (Warehouse Management System) est une solution concrète pour améliorer cette gestion.
Warehouse management system
Un choix délicat qui nécessite une réflexion approfondie
Il existe sur le marché de nombreux logiciels WMS, outils performants et aboutis qui proposent des fonctionnalités propres à convenir à tous les secteurs d’activité. Ces outils évoluent très régulièrement pour intégrer les dernières innovations technologiques.
Le choix va dépendre de plusieurs critères
- la taille de l’entreprise,
- le nombre d’entrepôts et leur(s) surface(s) et volume(s),
- le type de produits stockés, les quantités, les modalités de stockage (vrac, produits dangereux ou fragiles…),
- la typologie de flux entrant, le type de distribution (BtoB, BtoC,…),
- le périmètre fonctionnel : réception/expéditions, inventaires, préparations de commandes, étiquetages, type(s) de conditionnement(s), etc.,
- le niveau d’automatisation (mécanisation, lecture de code barre, traçabilité RFID,…),
- les procédures et outils de communication existant avec les fournisseurs, les clients.
L’outil est choisi au regard d’un budget en intégrant les contraintes techniques (serveurs de base de données utilisés ou système d’exploitation, de stockage), le système d’information en place (ERP), le mode de distribution de la solution (SaaS ou licence), les interfaces avec fournisseurs et client (EDI, avis d’expédition…)
A prendre en considération également les langues, horaires de fonctionnement, ..et les fonctionnalités à envisager dans un second temps (Visualisation du stock en 3D, optimisation des déplacements, des rangements (Slotting), …)
Installer un logiciel WMS ou en changer est un projet informatique complexe qui doit être encouragé par la direction et mené avec méthode selon un calendrier et un budget précis.
Les étapes du projet
1. Choisir un référent métier, pour conduire le projet : Le référent sera le garant de la stratégie logistique. Le processus de comparaison des éditeurs de logiciels peut être complexe et doit être conduit avec une bonne compréhension de l’organisation et des enjeux. Le référent est l’interlocuteur privilégié entre les équipes techniques et métier sur toute la durée du projet.
2. Déterminer les besoins précis pour choisir un WMS adapté à la taille de l’entrepôt et à la complexité des flux et processus logistiques : l’audit fonctionnel de l’entrepôt mettra en lumière les spécificités de votre activité, les faiblesses de vos processus ou solutions informatiques actuelles. Il est important que les objectifs métiers soient clairs.
3. Rédiger un cahier des charges qui doit décrire le fonctionnement optimal de votre (vos) entrepôt(s), incluant ses relations avec l’extérieur. Il est impératif d’avoir une liste exhaustive des fonctionnalités attendues afin que les prestataires comprennent vos attentes et évaluent si leurs logiciels pourront y répondre. Il convient dans l’expression des besoins, d’anticiper également sur les besoins futurs.
4. Effectuer un benchmark pour identifier les solutions les plus employées dans votre secteur et comprendre pourquoi, repérer les éditeurs porteurs d’innovation.
5. Procéder au lancement d’un appel d’offres en faisant parvenir le cahier des charges à un ensemble de prestataires logistiques dont les produits semblent correspondre à ce que vous recherchez. Au travers de leur proposition commerciale, vous disposerez de détails concernant les fonctionnalités et services offerts
6. Demander une démonstration avant de faire le choix final : il est important de pouvoir vérifier la couverture fonctionnelle en condition réel d’utilisation et ne pas se contenter d’une présentation PowerPoint ou vidéo, Une fois un système implémenté, il est difficile et coûteux d’en changer.
7. Constituer un groupe projet autour du référent avec des utilisateurs clé, organiser les comités de pilotage/d’arbitrage.
– Valider avec l’éditeur ou l’intégrateur les livrables de la phase d’étude détaillée des besoins, (flux, processus cibles, modélisation en standard et développements spécifiques, reporting, interfaces…)
– Valider en fin de paramétrage les tests (l’éditeur ne peut pas être juge et partie), vérifiez la reprise des données, pilotez les formations (pour garantir la connaissance en interne)
– décider du GO
8. Communiquer, accompagner le changement : Dès la décision prise d’opter pour un (autre) WMS, il est important de bien répondre à la question du pourquoi changer. Une fois la solution logicielle définitivement paramétrée, prête à être déployée, l’étape d’accompagnement ne doit pas être négligée. Cette étape d’appropriation, avec des réglages inévitables, sera d’autant plus rapide que les utilisateurs ont été impliqués en amont du projet.
Accompagnement
Durant la phase de diagnostic et de réflexion sur la stratégie logistique, il peut être pertinent de s’appuyer sur l’expertise d’un cabinet de conseil en Supply Chain Management qui facilitera l’étude de l’organisation existante, l’analyse des coûts et indicateurs de performance pour
- identifier les opportunités d’amélioration
- communiquer sur les bonnes pratiques reconnues dans un secteurs d’activité comparable
- modéliser l’organisation, les flux et processus cibles.
Le consultant fonctionnel pendant la phase de sélection du logiciel aura la responsabilité de challenger les éditeurs et vérifier la qualité des offres
En phase déploiement, il est important de pouvoir s’appuyer sur un véritable chef de projet Logistique & IS, chargé de
- vérifier la bonne mise en application du cahier des charges
- veiller au respect du planning, du budget
- communiquer auprès de la Direction sur l’avancement, les besoins d’arbitrage
- Interface entre le métier et la technique, le chef de projet intervient à toutes les étapes de validations technico-fonctionnelles.
- Il est le référent pour accompagner le changement dans l’entreprise.
