L’externalisation (outsourcing en anglais) est l’opération par laquelle une entreprise confie, sous sa responsabilité et sous son contrôle, à un prestataire externe une partie de l’exécution des tâches qui sont à sa charge.
Si on met de côté la production, il y a 2 grosses opérations fréquemment externalisées en logistique, en particulier pour les entreprises spécialisées dans la vente et le e-commerce
- La gestion des stocks et la préparation de commande,
- Le transport en amont ou en aval de l’entrepôt, des matières premières ou des produits finis
Certaines entreprises choisissent d’investir dans une logistique interne
- Au démarrage de l’activité parce que le volume de vente est encore faible,
- Pour des commandes très spécifiques,
- Pour garder la maîtrise totale de leur chaîne de distribution,
- A la suite d’une phase d’externalisation, après avoir acquis l’expertise, dans une optique de réduction des coûts
Et d’autres vont faire le choix de l’externalisation
- Pour ne pas supporter des coûts fixes importants au démarrage de l’activité
- Par manque d’expertise,
- Pour gagner en flexibilité, améliorer la qualité de service,
- Pour se concentrer sur leur cœur de métier
Externalisation
Les avantages de l’externalisation logistique
- Réduction des risques
La possession est l’utilisation d’infrastructures, de machines et moyens de transport présentent des risques (incendie, inondation, dégradation, panne, vols…), La gestion des ressources humaines doit prendre en charge les aléas (absences, saisonnalité, respect des obligations légales…)
- Expertise
Un prestataire logistique connait bien le marché et peut être très spécialisé dans un domaine (ex : transport de produits dangereux). Il dispose d’un réseau de partenaires performants, d’infrastructures mécanisées. Il donne souvent accès aux dernières technologies en matière de traçabilité, d’outil de suivi informatique.
- Tarifs préférentiels et transformation des coûts fixes en coûts variables
Les coûts de gestion d’un entrepôt ou d’une flotte de véhicule, (acquisition, maintenance, charge de fonctionnement, charges salariales) sont remplacés par le coût de la sous-traitance qui suit l’évolution de l’activité, est définie en fonction des volumes stockés (espace au m2) ou transportés. De plus les tarifs sont eux-mêmes très optimisés par ce que négociés sur des plus gros volumes au travers de solutions de mutualisation.
- Gain de temps
En s’affranchissant d’une partie chronophage de l’activité, l’entreprise peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le développement.
- Flexibilité
Les contrats sont à durée limitée, et les prestations exécutées sur la base d’un cahier des charges détaillé qui prend en compte la saisonnalité et qui peut être revu avec la croissance d’activité.
La sous-traitance peut permettre de bénéficier d’espaces de stockage dans plusieurs entrepôts, de localisation géographique pertinente, plus près des clients. Le réseau de distribution est plus facilement évolutif.
Le sous-traitant peut être à même de proposer plusieurs types de livraison (à domicile, en point relais, en bureau de poste, livraison standard ou express…) pour satisfaire toutes les demandes.
Le sous-traitant grâce à son réseau peut être facilitateur de croissance géographique, à l’international, dans des zones stratégiques ou des marchés réputés difficiles d’accès (ex : Russie, Chine).
Sous-traiter sa logistique est une option intéressante surtout pour les entreprises qui débutent, ne souhaitent pas des coûts fixes ou non pas l’expertise.
Mais il n’est pas facile de prendre la décision de déléguer tout ou partie de la Supply Chain à un prestataire. La qualité de service et donc la réputation de l’entreprise sont en jeux.
Opter pour le niveau d’externalisation adapté et choisir le bon prestataire est un projet à part entière.
Les prestataires et offres de service
Les prestataires logistiques sont très nombreux, avec des offres de service de périmètre très divers.
Le niveau d’externalisation est à étudier au regard du poids de la logistique dans le business model, du volume des stocks et de la complexité des flux logistiques.
Par exemple, dans le cas d’une chaîne logistique peu complexe, on peut se contenter d’un simple transporteur et gérer soi-même l’entreposage et la préparation de ses commandes.
Plus la prestation est complexe et doit s’inscrire dans le long terme, plus la durée des contrats est longue.
Les prestataires et offres de service
Les offres de service :
- Les prestataires « 1PL- First Party Logistics » proposent des solutions simples de sous-traitance (transport au niveau national, chargeur, industriel…) C’est la solution conseillée si la logistique n’est pas l’activité principale de l’entreprise.
- Les « 2PL -Second Party Logistics » proposent des solutions d’externalisation du transport et de l’entreposage. Le plus souvent ces sociétés sont des transporteurs ayant des capacités de stockage.
- Les « 3PL » ou « Third Party Logistics », proposent de prendre en charge pour leur client, en plus de tout ou partie des activités logistiques, les services connexes de gestion (outils de suivi, compétences et systèmes d’information) afin d’améliorer les performances Supply Chain. Un 3PL peut ne pas posséder des moyens de transports en propre, mais faire lui-même appel à de la sous traitance.
- Les “4PL”, “Fourth Party Logistic” ou Intégrateur, sociétés de consulting ou départements spécialisés de certains gros groupes de transport, qui proposent à leur client des solutions complètes de gestion du processus logistique. Elles coordonnent et supervisent les différents acteurs de la chaîne logistique et apportent une amélioration continue du système.
Le coût de l’externalisation logistique
Il est important de faire un benchmark des prestataires et de confronter les devis à l’ensemble des coûts d’une solution en interne.
- Les coûts de gestion (stockage et acheminements) : location infrastructure, personnel, équipements, assurance, logiciels, énergie, pilotage & service client
- Le coût de la transition, s’il y a fermeture d’un entrepôt, vente de camions, reconversion de personnel …
- Le coût des outils informatiques pour une gestion en interne (WMS et/ou TMS)
- Le coût du pilotage de la sous-traitance, de la mise en place des outils de communication avec le(s) partenaire(s)
- Les coûts ou les gains moins mesurables, comme l’évolution de la qualité de service
Et prendre en compte le retour sur investissement au travers d’éventuelles optimisations logistiques et des opportunités de développement de l’activité.
Le cahier des charges et la comparaison des offres
Il faut bien décrire les besoins pour trouver le fournisseur qui correspond au type d’activité, qui garantira la qualité de service aux clients, qui aidera à optimiser la circulation en minimisant les coûts & délais.
Le cahier des charges doit être écrit en mettant en avant le pourquoi du choix de l’externalisation et la valeur ajoutée attendue du logisticien, pour vérifier sa capacité à vous accompagner sur le long terme et établir une relation de confiance pérenne.
Il doit s’appuyer sur les données historiques et intégrer la croissance prévisionnelle, les projets de la société, l’ouverture à l’international.
Les informations à inclure :
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- Taille de l’entreprise, localisation, activité, part de marché
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- Typologie des produits (diversité, poids, taille, n° de série)
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- Zone de distribution
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- Saisonnalité des ventes,
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- Flux à traiter (nombre de commande, nombre d’unité en stock, nombre et volume de palette, de colis transportés)
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- Les volumes et modalités de stockage et de préparation des commandes,
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- Le besoin de surface pour le stockage de contenants, de matériel
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- Conditionnement en entrée/sortie d’entrepôt, personnalisation des emballages ou des expéditions, co-packing
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- Type de transport (messageries, express, livraisons à domicile)
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- Délais de livraison à respecter.
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- Localisation optimum pour les implantations
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- Codification des produits (Gencode)
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- Gestion des retours, du SAV
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- Organisation fonctionnel et Processus, description des donneurs d’ordre …
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- Indicateurs qualité
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- Attendu en termes d’échange d’information, interfaçage entre système.
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- Condition contractuelle, pénalités si non-respect des délais et autres indicateurs qualité
Pour comparer les offres il faudra bien vérifier :
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- La connaissance par le prestataire des problématiques liées au secteur d’activité (références similaires dans son portefeuille client)
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- Le réseau logistique, (nombre et localisation des centres de stockage, temps de transit)
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- La façon de travailler en visitant les locaux
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- Comment est garanti la traçabilité des produits
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- La disponibilité des équipes, la qualité de l’écoute, les modalités d’assistance proposé
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- Les systèmes d’information, outil de reporting, site internet
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- S’il propose des solutions innovantes, une démarche d’amélioration continue
Cela garantira la réalisation d’une prestation de qualité, à l’image de votre entreprise, pour donner au client une impression favorable et durable.
Cela permettra d’être assuré de la solidité du prestataire pour la mise en place d’un partenariat durable avec une offre qui correspond au besoin mais aussi la flexibilité pour accompagner la croissance.
