La réforme de la Généralisation de la facture électronique (e-invoicing) représente une étape majeure dans la transformation digitale des entreprises françaises. Dans cet article nous allons expliquer les contours de la réforme à venir, ses principales obligations, ainsi que les impacts concrets pour les différents acteurs de la supply chain, notamment les directions achats. Il mettra en lumière les enjeux de conformité, les bénéfices attendus et les actions à anticiper pour assurer une transition fluide et sécurisée vers ce nouveau mode de gestion des factures.
En quoi consiste la réforme de la facturation électronique ?
La réforme de l’e-invoicing pour toutes les entreprises (assujetties à la TVA) avance à grands pas, les échéances sont proches : à partir du 1er septembre 2026 toutes les entreprises concernées devront recevoir et émettre (pour les plus grandes et progressivement pour les plus petites) leurs factures par voie électronique. C’est un changement majeur pour les entreprises françaises qui s’accompagne de plusieurs contraintes légales.
Premièrement, il s’agit de l’introduction d’e-reporting qui consiste dans l’obligation de transmission à l’administration (DGFiP) de certaines données de transactions pour les opérations hors champ direct de l’e-invoicing (avec les interlocuteurs B2C ou les assujettis hors France par exemple). Par exemple, lors d’une vente à un particulier, aucune facture électronique n’est échangée via une plateforme agréée. En revanche, l’entreprise doit transmettre à l’administration, via l’e-reporting, les données clés de la transaction (montant, TVA, date, encaissement). Ces informations ne sont jamais envoyées directement par l’entreprise au client : elles devront être déposée sur une plateforme agréée, qui les contrôlera et les transmettra au Portail Public de Facturation, concentrateur des données fiscales à destination de la DGFiP.
Deuxièmement, l’administration impose désormais un canal de transmission précis : des Plateformes Agrées (PA) anciennement appelées Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Ce sont des opérateurs de dématérialisation qui ont fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration, pour une durée de trois ans renouvelables. Seule une plateforme agrée sera habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting : émission et transmission des factures électroniques à destination du client ainsi que la transmission des données à l’administration. Cela implique que l’échange direct des factures par mail via un fichier PDF ou encore par courrier ne sera plus autoriséi.
Le troisième point concerne la contrainte des formats standardisés : en effet la réforme ne retient que les formats de factures particuliers (UBL, CII et Factur-X) qui permettent le traitement automatique et interopérabilité. iiEnfin, la réforme implique la mise en place de l’annuaire dédié. Un annuaire central répertorie pour chaque SIREN la plateforme qui réceptionne ses factures et ses adresses d’adressage, ce qui permet le routage automatique via les plateformes correspondantes. iii
Pour l’Etat, la réforme permettra d’assurer une meilleure traçabilité fiscale et conformité des opérateurs économiques tandis que pour les entreprises parmi les bénéfices on peut citer la réduction des erreurs et litiges liées à la saisie manuelle, une visibilité améliorée sur le BFR (Besoin en Fonds de Roulement), et possibilités d’automatisations plus étendues.
Quels impacts sur la supply chain ?
Achats : état des lieux et onboarding fournisseur
Le rôle des achats sera central en amont du go-live des plateformes interconnectées car un travail approfondi sera nécessaire avec les fournisseurs pour que ces derniers se mettent en conformité avant les délais imposés par l’état.
Avant toute chose, les acheteurs devront procéder au nettoyage de la master data fournisseur pour que le routage des factures se passe sans encombre dès les premiers jours. Ces données incluent : les identifiants légaux (SIREN/SIRET/TVA), les adresses, les points d’entrée déclarés dans l’annuaire officiel pour adresser les factures afin que chaque fournisseur soit associé à son canal – sa plateforme partenaire, informations sur les numéros de commande attendus sur la facture. ivEn résumé, les achats devront piloter cette fiabilisation de données pour éviter les échecs de routage des factures dès le premier jour.
Ensuite, vient la phase d’onboarding plus rapproché avec les fournisseurs principaux qui passera par les campagnes de communication sur ce qui sera fait dans l’entreprise en question (côté acheteur) et la diffusion des questionnaires à propos du « to be » côté fournisseur. A savoir, bien que l’échange de facture soit automatique sur la base de l’annuaire, il faut tout de même que les deux parties communiquent en direct sur leur plateformes choisies d’émission/réception de factures, les exigences en termes de format utilisé ou accepté et champs obligatoires, les contraintes des systèmes d’informations utilisées (ERP, EDI, portails) et plus généralement, la capacité d’émettre ou de recevoir les factures électroniques conformes.
Les achats devront également auditer les pratiques côté fournisseur liées à la facturation : est-ce qu’ils mentionnent systématiquement les bonnes commandes et codes articles, les bonnes adresses pour préparer au mieux l’auto-matching des factures électroniques par les plateformes agrées.
Tout ce travail préalable permettra d’identifier les fournisseurs incapables d’être conformes à temps et mettant le flux en péril. En fonction, il faudra prévoir des plans d’actions selon la criticité des fournisseurs pour éviter tout risque indirect de rupture d’approvisionnement (par exemple : facture bloquée à retard de paiement à blocage de livraisons).
Enfin, à moyen-long terme, l’introduction de la facturation électronique exigera la prise en compte de ces nouvelles contraintes dans les CGA (conditions générales d’achat) et les contrats d’achats : les conditions de validité d’une facture électronique, le canal de transmission obligatoire, les délais et formats standards et enfin les sanctions en cas de non-conformité de ces factures.
Sujets à risque
Intégration ERP et communication des plateformes
La communication entre les ERP des entreprises et les plateformes de dématérialisation repose normalement sur des connecteurs ou des API capables de transmettre automatiquement les données de facturation, d’achat ou de livraison dans un format normé. Côté fournisseur, l’ERP génère la facture et l’envoie vers la plateforme partenaire, qui la contrôle, la convertit si nécessaire puis interroge l’annuaire du Portail Public de Facturation (PPF) pour savoir vers quelle Plateforme Agréée du destinataire elle doit l’acheminer et enfin la transmet à la plateforme de l’acheteur puis à son ERP. Côté acheteur, les statuts (réception, rejet, mise en paiement) doivent suivre le chemin inverse pour garantir une traçabilité complète. Ce fonctionnement fluide suppose une synchronisation parfaite entre les systèmes, une cohérence des données et une interprétation identique des règles.
Or, c’est justement à cette jonction que les risques d’interfaçage apparaissent. Même si les exigences sont standardisées et imposées par l’état, chaque Plateforme Agrée possède ses propres structures de données et contraintes technique, tandis que chaque ERP a ses règles métier, ce qui peut générer des erreurs lors de la transmission ou de la réception des flux. Les plateformes doivent alors convertir, enrichir ou contrôler les informations, multipliant les potentiels points de défaillance. Parmi les incompatibilités identifiables, on peut citer : les champs optionnels non pris en compte, statuts de facturation (reçu, rejeté, accepté…) interprétés différemment, format API distincts et échecs de conversion des factures d’un format à l’autre résultant en la perte de données obligatoires pour que la facture soit recevable par l’administration. Selon l’éditeur, l’intégration ERP n’est pas toujours évidente : certains ont déjà un connecteur plateforme natif, alors que d’autres nécessiteront des développements spécifiques. Si l’entreprise utilise un portail Achats pour gérer le flux de facturation, l’introduction des plateformes agrées crée un double circuit avec le besoin de rerouter vers la plateforme agréée les factures déjà dématérialisées par le portail achats. Aujourd’hui, ces portails proposent un connecteur vers une PA tierce ou de devenir eux-mêmes une PA mais l’intégration risque de ne pas être instantanée.
Flux complexes et fournisseurs étrangers
Nous avons illustré le flux de facturation classique dans la partie précédente qui est transparente et maîtrisée. Mais qu’en est-il des scénarios plus complexes : avoirs, retours, pénalités et acomptes ? Dans le flux retour et les avoirs, la complexité réside en la correspondance exacte avec la facture d’origine (numéro, référence produit) – à défaut, la plateforme agréée refuserait le document. Pour ce qui est des pénalités côté achats, en règle générale, elles sont gérées via une facture indépendante du flux fournisseur qui comporte un article type « service » spécifique. Les pénalités de retard de paiement côté fournisseur sont émises via une note de débit qui augmentent le montant de la facture initiale. Bien que les formats standardisés prévoient ce type de documents, en réalité toutes les plateformes n’implémentent pas encore ces cas complexes en raison de différences dans la prise en charge de ces cas selon l’ERP et les process métier des entreprises ou que certaines PA refusent la prise en charge des factures sans livraison associée ou des montants négatifs (pour les avoirs). Les acomptes sont également associés à plusieurs difficultés : besoin de lier une facture d’acompte à une commande ou livraison, factures multi-lots ou multi-étapes, décompositions complexes. En résumé, on peut s’attendre à ce que les flux moins ordinaires, pour lesquels les processus existants manquent parfois de transparence même dans l’état initial seront problématiques à implémenter.
Enfin, on ne devrait pas oublier que la réforme ne concerne que les entreprises françaises. Comment cela se passera-t-il avec les partenaires étrangers ? Si on se situe côté achats toujours, les fournisseurs étrangers ne sont donc pas soumis à l’obligation de soumettre les factures via les PA. Cependant, l’entreprise acheteuse française doit toujours recevoir une facture conforme à la TVA française et transmettre à la DGFiP un e-reporting des opérations et par conséquent, se charger d’intégrer ce flux d’une manière compatible. Alors, deux solutions s’offrent à l’entreprise française : soit émettre une exigence contractuelle (applicable surtout aux gros comptes) d’utiliser une plateforme compatible pour la prise en compte automatique des factures dans celle de l’acheteur, soit continuer à recevoir les factures PDF ou XML non normés et les intégrer par ses soins dans le circuit officiel pour assurer un reporting conforme.
En conclusion, cette « contrainte » d’e-invoicing imposée par l’état permettrait d’une part une meilleure traçabilité des opérations et d’autre part de digitaliser et fiabiliser le processus de facturation pour les entreprises moins « connectées ». Pour que cette transition se passe sans encombre, il est certain que non seulement la direction informatique et finance doivent y prendre part mais aussi les acteurs comme achats et administration des ventes qui maintiennent quotidiennement la relation avec les partenaires commerciaux. Sur ces derniers reposera le travail indispensable à mener dans les phases amont du projet pour réaliser un état des lieux des fournisseurs (clients à l’opposé), cartographier les flux matière/ facturation actuels, échanger sur l’état futur souhaité et piloter les actions à mettre en place pour assurer la communication et prise en compte des factures après l’implémentation. Une attention particulière devra être prêtée à certains types de flux comme les retours (avoirs), pénalités (notes de débit…), partenaires étrangers qui certainement mettront plus de temps à être pris en charge dans les nouvelles plateformes de facturation car ils sont plus complexes et ne sont pas traités de manière homogène par les entreprises.
[1] Facturation électronique et plateformes agréées | impots.gouv.fr
[2] Dossier de specifications externes de la facturation electronique v2.1